【AIで業務効率化】事例から学ぶAI議事録ツールの使い方

1. 議事録は会議のブラックホール？時間を吸い込む存在にしないために

　「議事録作成に時間がかかりすぎる...」「結局、誰が何をするのか曖昧なまま終わってしまう...」 そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。会議は、企業にとって重要な意思決定の場ですが、その成果をきちんと活かすためには適切な議事録の作成と管理が不可欠です。しかし、実際には以下のような問題が発生しがちです。

よくある課題と問題

• 議事録作成に時間がかかる →その結果、作成が遅れ、関係者への共有も遅くなる
• 内容が曖昧で実行につながらない →誰が何をするのか明確でなく、タスクが進まない
• 会議後に情報を探すのが大変 →議事録がバラバラに保存され、過去の決定事項をすぐに確認できない

　キヤノンマーケティングジャパンの調査によると、ビジネスパーソンは年間約320時間（週あたり約6.13時間）を議事録作成に費やしているというデータがあります。これは1年間の労働時間の約8週間分に相当し、決して無視できる数字ではありません。

　本記事では、AIとツールを活用した議事録の効率化方法と成功事例を紹介します。

2. 「議事録に追われる日々」からの脱却！効率化が求められるワケ

　なぜ議事録の効率化が必要なのか？それは単に作成の手間を省くだけでなく、組織全体の生産性に直結するからです。

1. 議事録作成の負担が大きすぎる

　一般的なビジネスパーソンは、年間約320時間を議事録作成に費やしています。この時間が削減できれば、重要な業務に集中でき、会議後の対応が迅速になります。

2. 議事録の質が低いと業務の進行に影響

　曖昧な記録はタスクの責任者が不明確になり、重要事項の抜け漏れは後からのトラブル発生につながります。特に、意思決定が遅れるとビジネスチャンスを逃すリスクも高まります。

3. AIを活用した議事録効率化の実践テクニック

　議事録効率化の具体的な方法として、特にAIを活用したテクニックを紹介します。

1. AI音声認識による自動文字起こし

　最新のAI議事録ツールは、会議中の発言をリアルタイムで文字に変換できます。これにより、以下のようなメリットがあります。

• 手動での文字起こし作業が不要に
• 複数人の発言も正確に識別し記録
• 専門用語や業界特有の言葉も学習して精度向上

2. AIによる要約と重要ポイント抽出

　さらに、その文字起こしされてデータから、要約やネクストアクションの抽出が可能です。長時間の会議や、議題が多岐にわたってしまっても、AIがほぼ自動的にまとめてくれます。

• 決定事項を自動的に抽出
• アクションアイテムを識別してリスト化
• 会議の要点を簡潔にまとめた要約を生成

3. クラウド連携によるシームレスな共有

　また、AIで作成した議事録をクラウドで管理することで、議事録の共有やネクストアクションの割り振りがシームレスに実施できます。

• リアルタイムで全員が確認可能
• タスク管理ツールと連携し、自動でタスク割り当て
• 検索機能で過去の決定事項をすぐに参照

　では、具体的にどのような事例があるのか見てみましょう。

4. AI議事録ツール導入による効率化の成功事例

事例1: Röchlingグループ（ドイツ）- AIツールによる会議管理と議事録効率化

　課題: 会議の決定事項が適切に記録・共有されず、業務の進行が遅れていた。議事録作成に時間がかかり、過去の決定事項を探すのに苦労していた。

　取り組み内容

• AIを活用した会議管理ソフトを導入し、議事録をデジタル記録
• 発言内容をリアルタイムで文字起こしし、参加者全員が確認できるように
• クラウドで一元管理し、過去の議事録を素早く検索可能に

　成果

• 会議準備・フォローにかかる時間が20%削減
• 経営陣が過去の議事録や資料にいつでもアクセス可能になり、情報共有が円滑に
• 「会議を待たずに決定が下せる」ケースが増加
• CEOは「情報へのアクセスが容易になったことで、決定を先延ばしにせず迅速に下せるようになった」と評価

参照：https://www.sherpany.com/en/resources/case-studies/roechling-group/

事例2: 小田急電鉄株式会社

　課題: 役員会の議事録作成に多くの時間がかかり、経営陣が本来の業務に集中できない状況だった。

　取り組み

• Azure OpenAI Serviceの活用による、Teamsのトランスクリプトデータから議事録を自動生成

　成果:

• 社員の業務の効率を向上

参照：https://www.acroquest.co.jp/archives/18045/

事例3: ピクシーダストテクノロジーズ株式会社（社内事例）

　課題: 3ヶ月以上にわたる毎週の新商品開発会議の際、論点が多岐にわたり、ネクストアクションのまとめや議論の経緯をテキストに残す議事録作成に時間がかかっていた

　取り組み

• AI議事録ツール「VUEVO（ビューボ）」を導入し、すべての会話をテキストで記録
• 会議中はAIが自動でテキスト化を行い、参加者は議論に集中
• 作成された議事録をすぐにnotionにアップロードし、共有

　成果

• 毎週1時間かかっていた議事録作成の時間がほぼゼロに
• ネクストアクションが即座に共有されるため、次回までのアクションの実行率が高まる
• 会議が積み重なってきても、過去の議事録のまとめと重要なポイントがすぐに把握できる
• 月次の進捗はnotion AIに依頼すればすぐにまとめてくれる

5. 議事録効率化のための最新AIツール

　議事録作成の手間を劇的に減らすAIツールを紹介します。

1. オフライン・対面会議向けツール

VUEVO（ビューボ）ピクシーダストテクノロジーズ株式会社

　VUEVOはピクシーダストテクノロジーズ株式会社が独自開発した高精度ワイヤレスマイクとAIを利用した議事録生成サポートツールです。会議の内容をリアルタイムに会話を要約することで、議論の内容の振り返りができ、スムーズな会議進行をサポートします。さらに、1時間を超える会議でも全体を捉え、会議終了後2分で要約が生成されます。ネクストアクションも同時にアウトプットし、素早い情報共有と意思決定を可能にします。日本語特化型AI議事録ツール、専用のマイクデバイスで高精度なリアルタイム文字起こし&要約機能。

　詳しくはこちら！