社会福祉法人すばるでは、日々行われる会議の内容をより正確かつ効率的に共有するため、議事録作成の在り方を見直したいと考えていました。
会議内容を社内でスムーズかつ迅速に共有すること、そして誰でも簡単に議事録を作成できる環境を整えることが重要なテーマとなっていました。また、これまで工数の関係で十分に記録できていなかった会議についても、今後はきちんと記録として残していきたいという思いがありました。
導入前は、議事録作成の業務が一部の職員に集中してしまう状況があり、担当者の負担が大きくなっていました。特定の職員が議事録作成を担うことが多く、会議の内容を整理して文章としてまとめる作業には多くの時間が必要でした。
場合によっては、1回の会議につき議事録作成に1〜2時間ほどかかることもあり、他の業務に十分な時間を割くことが難しい状況もありました。こうした状況が続くことで、業務効率の低下や職員の負担増加が課題となっていました。
そのため、会議内容の記録や文字起こしをツールによってサポートし、議事録作成にかかる作業時間を少しでも減らすことができないかと考えるようになりました。また、会議内容の整理をよりスムーズに行える環境を整えることも、導入検討の大きな目的となっていました。
VUEVO導入の決め手となったのは、実際の運用をイメージできたことと、導入時のサポート体制でした。
デモ機を利用し、電話やZoomで丁寧な説明を受けながら操作を体験したことで、IT機器に詳しくない方でも安心して利用できる環境が整いました。
「機械に詳しくない私でも、実際に使えるようになり、自信につながりました。VUEVOで、今まで疲れていたり、後回しにしていた議事録作成が、スムーズにでき、仕事がとても捗っています。疲れず、他へ力を回すことが出来るようになりましたし、次のアクションが早くできるようになりました。」（理事長 和田様のコメント）
デモ機から本導入までの移行がスムーズだった点も、安心して導入できた理由の一つです。
導入前は、1回の会議につき約1〜2時間かかっていた議事録作成が、導入後は約10〜20分以内で完了するようになりました。これにより、最大で約80％以上の時間削減を実現しています。
導入前は、事務員が議事録を担当していたものの、発言の意図が十分に反映されず、不満を感じる場面もありました。
VUEVO導入後は、
「自分の言いたかったことが、きちんと記録されている」と感じることが増えた
表現が柔らかく整理され、読みやすい議事録になった
関係者間で違和感なく共有できるようになった
など、記録の質が大きく向上しています。
その結果、他の関係機関との連携もより円滑になりました。
作業時間の短縮により、職員の働き方にも変化が生まれました。
議事録作成に対するストレスの軽減
空いた時間を他の業務に有効活用
業務への満足度・充実感の向上
「余った時間を有効に使えるようになり、気持ちにも余裕ができました」
業務効率の改善だけでなく、職員一人ひとりの働きやすさの向上にもつながっています。