「議事録作成に時間がかかりすぎる...」「結局、誰が何をするのか曖昧なまま終わってしまう...」 そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。会議は、企業にとって重要な意思決定の場ですが、その成果をきちんと活かすためには適切な議事録の作成と管理が不可欠です。しかし、実際には以下のような問題が発生しがちです。
キヤノンマーケティングジャパンの調査によると、ビジネスパーソンは年間約320時間（週あたり約6.13時間）を議事録作成に費やしているというデータがあります。これは1年間の労働時間の約8週間分に相当し、決して無視できる数字ではありません。
本記事では、AIとツールを活用した議事録の効率化方法と成功事例を紹介します。
なぜ議事録の効率化が必要なのか？それは単に作成の手間を省くだけでなく、組織全体の生産性に直結するからです。
一般的なビジネスパーソンは、年間約320時間を議事録作成に費やしています。この時間が削減できれば、重要な業務に集中でき、会議後の対応が迅速になります。
曖昧な記録はタスクの責任者が不明確になり、重要事項の抜け漏れは後からのトラブル発生につながります。特に、意思決定が遅れるとビジネスチャンスを逃すリスクも高まります。
議事録効率化の具体的な方法として、特にAIを活用したテクニックを紹介します。
最新のAI議事録ツールは、会議中の発言をリアルタイムで文字に変換できます。これにより、以下のようなメリットがあります。
さらに、その文字起こしされてデータから、要約やネクストアクションの抽出が可能です。長時間の会議や、議題が多岐にわたってしまっても、AIがほぼ自動的にまとめてくれます。
また、AIで作成した議事録をクラウドで管理することで、議事録の共有やネクストアクションの割り振りがシームレスに実施できます。
では、具体的にどのような事例があるのか見てみましょう。
課題: 会議の決定事項が適切に記録・共有されず、業務の進行が遅れていた。議事録作成に時間がかかり、過去の決定事項を探すのに苦労していた。
取り組み内容
成果
参照：https://www.sherpany.com/en/resources/case-studies/roechling-group/
課題: 役員会の議事録作成に多くの時間がかかり、経営陣が本来の業務に集中できない状況だった。
取り組み
成果:
参照：https://www.acroquest.co.jp/archives/18045/
課題: 3ヶ月以上にわたる毎週の新商品開発会議の際、論点が多岐にわたり、ネクストアクションのまとめや議論の経緯をテキストに残す議事録作成に時間がかかっていた
取り組み
成果
議事録作成の手間を劇的に減らすAIツールを紹介します。
VUEVOはピクシーダストテクノロジーズ株式会社が独自開発した高精度ワイヤレスマイクとAIを利用した議事録生成サポートツールです。会議の内容をリアルタイムに会話を要約することで、議論の内容の振り返りができ、スムーズな会議進行をサポートします。さらに、1時間を超える会議でも全体を捉え、会議終了後2分で要約が生成されます。ネクストアクションも同時にアウトプットし、素早い情報共有と意思決定を可能にします。日本語特化型AI議事録ツール、専用のマイクデバイスで高精度なリアルタイム文字起こし&要約機能。
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話者識別機能と要約機能を搭載、タスク自動抽出。「ファシリテーションモード」では事前に議題と時間を設定することで会議進行を支援する機能もあり、議事録作成だけでなく会議運営全体を効率化するツールです。
手のひらサイズのAIボイスレコーダーと文字起こしクラウドサービスです。手軽な録音と文字起こしが魅力で、機械操作が苦手な人でもボイスレコーダー感覚でAI議事録を利用できます。精度も高く、公称で98.9%の文字認識正解率を記録したとされています。
AI GIJIROKU：ZoomやSkype、Teamsなど主要なオンライン会議プラットフォームと連携し、会議中に発話内容を画面に字幕表示することができます。会議後には自動で議事録を生成し、ユーザーが手動修正した部分をAIが学習して次回以降の精度向上に活かす「学習機能」によるパーソナライズも特徴です。
Notta：Nottaは個人でも利用しやすいクラウド型の自動文字起こしサービスで、リアルタイムの文字起こしとその場での翻訳機能が大きな特徴です。Google MeetやZoomなど主要なWeb会議ツールと連携可能で、議事録を即座に共有できる手軽さがあります。
YOMEL：独自開発の日本語エンジンにより高精度テキスト化を実現し、参加人数に関係なく発言者を自動で区別します。書き起こしと並行して、発言の中から重要な部分だけをピックアップしてリアルタイムに要点をまとめる機能も備えています。
現状: 議事録作成にかかる時間と労力を測定
目標: 具体的な削減目標（例：議事録作成時間を80%削減）を設定
議事録作成の自動化は、単なる時間短縮だけでなく、組織の意思決定プロセス全体を変革します。調査データによれば、一般的なビジネスパーソンは年間約320時間（労働時間の約8週間分）を議事録作成に費やしており、8割以上が負担を感じています。
AIツール導入のメリット：
「Meetings in America」の調査では、議事録のフォロー担当者がいる会議は「生産的だった」と評価される確率が14%も高いことが示されています。AI議事録ツールはこの「フォロー担当」の役割を効率化し、より多くの会議を生産的なものに変えることができます。
議事録作成という「必要だが負担の大きい業務」をAIに任せることで、本来の創造的な仕事に集中できる環境を作りましょう。今日から始められるAI議事録ツール活用で、会議の価値を最大化し、組織全体の生産性向上を実現しましょう！
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